クレーム対応履歴の残し方、後で活きる記録テンプレの作り方チェックリスト

最低限これだけは（切る前に）

• 受付日時と連絡手段を書いたか
• 相手（部屋番号・氏名）を書いたか
• 言われた要点を、事実として書いたか
• 次に誰が・いつ・何をするかを一行残したか

余裕があれば足したい

• 「事実」と「自分の見立て・感想」を分けて書いたか
• その場で相手に回答した内容を残したか
• 折り返しや期限を約束した場合、その期日を書いたか
• 記録した本人の名前と記録日時を入れたか

なお、記録には入居者の氏名・連絡先などの個人情報が含まれます。共有する範囲や保管の方法は、勤務先のルールに沿って扱ってください。トラブルが法的な段階に進みそうなときは、記録を証拠として整える前に、オーナー（貸主）や専門家に相談したうえで進めると安心です。