家賃の不明入金、名義違い・金額違いで消し込みが詰まったときの調べ方チェックリスト

• 入金日・金額・振込名義を、通帳の表示どおりに記録したか
• 名義を置いて、金額だけで候補の部屋を探したか
• 当たりをつけた部屋は、本人に確認してから消し込んだか
• 特定できないものを、推測で消し込まずにリストへ置いたか

余裕があれば

• 振込手数料の差引・共益費の抜け・改定前の家賃・まとめ払いの可能性を確かめたか
• 勤務先・連帯保証人・緊急連絡先・過去の入金履歴の名義と照らし合わせたか
• 確認の連絡で、ほかの入居者の名前や金額を伝えていないか
• 特定した根拠（誰に・いつ・何で確認したか）を一行残したか
• 名義が変わった入居者に、新しい振込名義を届け出てもらったか
• 督促の前に、未入金リストと不明入金リストを突き合わせたか
• 不明入金リストの共有期限を決め、過ぎたものを上長・経理に共有したか
• 誰のものか分からないお金も、会社のお金と分けて管理しているか

入金明細や確認の記録には、入居者の氏名・勤務先・支払い状況などの個人情報が含まれます。リストの保存場所や共有する範囲は、勤務先のルールに沿って扱ってください。