敷金では足りず追加請求になるとき、伝え方と根拠の示し方チェックリスト

最低限版（連絡する前に必ず）

• 敷金の充当順序と不足額の計算を、契約・社内ルールで再確認した
• 合計と内訳の足し算を電卓で検算した
• 各費目の負担区分（貸主／入居者）を一項目ずつ確認した
• 迷う費目に印をつけ、断定せず確認する状態にした
• 主要な金額に根拠（見積書・写真・契約条項）を用意した
• 連絡文を「経緯 → 根拠 → 金額 → 支払方法」の順に整えた
• 支払期限・振込先・相談の窓口を明記した

拡張版（できると安心）

• 入居時の記録・写真と突き合わせて区分の妥当性を確かめた
• 貸主が負担した経年劣化分も、あわせて示せるようにした
• 見積書の単価・数量と請求額の転記が一致している
• 金額が大きい場合、書面の前に一報を入れる段取りにした
• 一括が難しそうなら、分割相談の余地を文面に残した
• 口頭で伝えた場合も、根拠つきの書面を後から残した

ここで大切なのは、負担割合や金額を思い込みで断定しないことです。原状回復の考え方は、国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン」や個別の契約内容によって変わります。追加請求は相手の負担が増える話だからこそ、迷うときはガイドラインや契約書を確認し、必要なら社内や専門家に相談する流れにしておくと、自分も入居者も守れます。