退去の連絡が来たら動く、精算完了までの段取りリストチェックリスト

最低限版

• ［Day0］解約通知を書面で受領／基幹システム登録（期限・担当設定）
• ［Day0］オーナー一次報告（退去予定日・募集停止／仮開始予定）
• ［Day0］転送先住所・返金口座・連絡手段・保証会社有無・鍵本数・付帯契約の解約希望を回収
• ［立会い前］立会い日確定・退去案内テンプレ送付（鍵返却・停止手続等）
• ［立会い当日］メーター写真／鍵回収本数／残置可否／シリンダー交換要否を記録、室内写真保存
• ［立会い後3日］美装の仮押さえ→確定、概算単価と承認ライン内は即時発注、超過は見積・承認
• ［立会い後3日］経年劣化と入居者負担の仮区分、保険・保証会社の適用可否の確認開始
• ［返金前5日］精算書ドラフト（未納充当順序・日割・最終月・違約金の有無を反映）
• ［返金前5日］請求区分（家主負担／入居者負担）と消費税区分、適格請求書の要件チェック
• ［期限日］送付・受領確認、返金実行。不足は請求・督促の開始

拡張版（できると安心／代替・免除ルールつき）

• 立会い不可時はセルフ退去フローへ切替（鍵ボックス＋動画／写真＋チェックリスト署名）
• 募集再開の目安日を仮置きし、工程ずれに応じて更新（免除：定期借家の原状回復長期化見込み時）
• 仮精算・部分返金の条件をオーナーと合意（代替：見積遅延時は最低限項目のみ先行精算）
• 保険・保証の求償書類は早めに収集（免除：適用外が明確なときは記録のみ）
• 会計処理は仕訳単位を分ける（家主負担・入居者負担・課税／非課税）／書式は社内標準に合わせる
• 追加請求の督促スケジュールと連絡手段を事前決定（代替：合意書作成で分割対応）
• 物件・共用部の事前EV予約や管理人連絡は入居者任せにせず案内テンプレで促す
• 放置物疑い時は社内規程に従い初動（現況記録・通知・保管方針の確認）

ここで大切なのは、負担割合や金額、ガイドラインの具体的な数字を思い込みで断定しないことです。原状回復の考え方は、国土交通省の原状回復をめぐるガイドラインや個別の契約内容によって変わります。迷うときは、ガイドラインや契約書を確認し、必要なら専門家に相談する流れにしておくと、自分も入居者も守れます。