退去立会いで負担が割れたとき、その場で決めずに収める進め方チェックリスト

• 契約書の特約（クリーニング・原状回復）を読んでから向かう
• 入居時の写真をその場で見られるようにしてある
• 確認書の「状態の記録」と「金額の合意」が分かれている
• 精算書を何日以内に送るか、社内の目安を決めてある

立会いの場で

• 相手の言い分を、さえぎらず最後まで聞いた
• 出た主張を、言われたままの言葉で記録した
• 損傷は「どこに・どんな状態が・どのくらい」まで記録した
• 写真は引きと寄りをセットで撮った
• 原因を断定する言い方をしていない
• その場で金額・概算を口にしていない
• サインの意味（状態の確認であって金額の同意ではない）を説明した
• サインを断られても押し問答にしていない
• 精算書の送付期限を口頭で約束した

持ち帰ったあと

• 入居時の記録と突き合わせて負担区分を決めた
• 通常損耗・経年変化として貸主負担にした部分を明記した
• 経過年数による按分の考え方を書面に書いた
• 約束した期限内に発送した
• 揉めた経緯を社内で共有した（担当者一人の記憶にしない）

全部そろわなくて大丈夫です。「その場で金額を言わない」と「言い分を記録する」の2つさえ守れていれば、あとの手当ては後からいくらでも効きます。