- 「今夜／翌朝／翌営業日」の3段階を、紙かデータで書き出しているか
- 命と安全・被害の広がり・今夜眠れるか、の3つの軸で判断しているか
- ガス臭・火煙・閉じ込め・漏電は、こちらを飛ばして専門窓口へ回す扱いになっているか
- 季節や入居者の状況（高齢・乳幼児・体調）で緊急度が上がる場合を織り込んでいるか
- その線引きをオーナー・社内と共有しているか
② 一次受け
- 夜間・休日の一次受けを、担当者個人の携帯以外の形にできているか
- 受付の窓口と時間を、入居者の手元に残る形（マグネット・しおり・掲示）で伝えているか
- 一枚紙の並びが「ガス → 火煙 → 緊急 → 平日窓口」の順になっているか
- 更新書類など、既存入居者へ届け直す機会を使っているか
- 当番の勤務・手当の扱いを、就業規則と労務の担当に確認したか
③ 手配と権限
- 水・電気・ガス機器・鍵・エレベーターの分野ごとに、夜間対応の可否を確認しているか
- 夜間の受付番号（日中と違う場合がある）を控えているか
- 緊急時の発注上限を、オーナーと合意しているか
- 管理委託契約書の緊急時条項を確認したか
- 24時間サポートの加入有無を、物件・契約ごとに分かるようにしているか
- 夜の電話で費用負担を確定させない、と決めているか
④ 記録と引き継ぎ
- 受電時刻を「時刻」で残しているか
- 症状を相手の言葉のまま残しているか
- 「翌朝やること」を、動詞で書く欄があるか
- 折り返しの約束を、時刻で伝えているか
- 翌営業日に、対応履歴へ転記する流れができているか
- オーナーへの報告要否を、その場で判断できる基準があるか
⑤ 自分を守る
- 出られない時間の留守電メッセージを用意しているか
- 過度な要求への線引きと記録の残し方を決めているか
- 「その物件はあの人しか分からない」状態を、少しずつ減らせているか
この内容は記事「夜間・休日の緊急連絡、ひとりで抱えない一次受けと手配の体制づくり」のチェックリストです。印刷してそのままお使いいただけます。 ／ 無料ツール一覧へ