催告書（督促状）の文面、丁寧かつ要点を外さず整える書き方チェックリスト

• ①対象月・金額（できれば内訳）
• ②具体的期限（到達後5〜7営業日）
• ③振込先と連絡先

優先順位

• A：金額・期限・振込先
• B：行き違い文と内訳
• C：控え作成と送付記録

追加で抜けがちな観点

• 内訳確認（費目・月別の突合／前受・差額の整理）
• 送付方法の証跡（発送手段、投函時刻、封入物控え、封筒写真）
• 期限の妥当性（到達日基準、休日跨ぎの繰下げ、締切時刻）

代替策（できないときの回し方）

• 普通郵便のみ：合計＋「内訳は別紙」でも可。証跡は写メ保存で可。
• 大量発生時：担当者名は部署名のみでも可。証跡登録は翌営業日まとめでも可。
• 初回書面：遅延損害金は未記載でも可（本体回収を優先）。

免除条件（繁忙時に外してよい最低限）

• 送付方法の証跡は翌営業日にまとめ登録
• 遅延損害金は初回書面では記載不要

法的効力をねらった通知や解除の予告など踏み込む文面は、契約条項を確認のうえ、必要に応じて専門家・所属団体・家賃保証会社に事前相談を。書面より前の最初の連絡は家賃が遅れたときの最初の一報、保証付物件の実務は家賃保証会社への代位弁済の依頼手順も参考に。