賃貸契約書はメールで送っていい？電子交付とIT重説の基本
「契約書、メールで送ってもらえますか」——入居希望者からそう言われて、少し手が止まったことはありませんか。
紙に押印してもらうのが当たり前だったはずなのに、いつの間にか「電子でいいですよ」という声が増えてきた。でも、いざ自分が送る側になると「本当にメールで済ませていいんだっけ」「あとで揉めないだろうか」と不安になりますよね。
制度は少しずつ変わっていて、いまは賃貸の重要事項説明書や契約書も、条件を満たせば電子で交付できます。今日は「電子でできるようになったこと」と「進める前に確認したいこと」に絞って、現場で回る形で一緒に整理します。
結論：2022年5月の宅建業法改正で、宅建業者が交付する重要事項説明書（35条書面）や契約締結時の書面（37条書面）を、相手の承諾を得たうえでメール等の電子データで交付できるようになりました。あわせて書面への押印も不要になり、テレビ会議などを使うIT重説とセットで、来店なしの契約手続きが一通り可能です。ただし電子交付は「相手の承諾」「相手が印刷して保存できること」「改ざんされない措置」などが前提。紙を希望する人には紙で対応します。まずは「相手が電子でいいか」を確認するところからで大丈夫です。
一度に全部を電子化しようとしなくて大丈夫です。次の3つの順番で見ていくと、落ち着いて判断できます。
- まず「何が電子でできるようになったか」を押さえる
- 進める前に「相手の承諾・本人確認・保存」の3点を確認する
- 迷う項目は自己判断で決めず、宅建業者や国交省の最新情報に戻って確認する
この順なら、いきなり「うちのシステムをどうするか」で悩まずに、全体像から降りていけます。
何が起きているか
きっかけは、2021年に成立した「デジタル改革関連法」による宅地建物取引業法などの改正です。2022年5月18日に施行され、不動産取引で交付する書面の電子化が幅広く認められました。
賃貸の実務に関わる主なポイントは、次の3つです。
- 重要事項説明書・契約締結時書面の電子交付：宅建業者が交付する35条書面（重説）・37条書面（契約時の書面）を、相手の承諾があればメール添付やクラウド上のデータで渡せるようになりました。
- 押印の廃止：これらの書面に、宅建士や当事者の押印は不要になりました。記名で足ります。
- IT重説：テレビ会議システムなどを使い、対面せずに重要事項説明を行う方法です。賃貸取引ではそれ以前から本格的に運用されており、書面の電子化とあわせて、来店なしの契約が現実的になりました。
つまり、「重説から契約書のやり取りまで、来店も紙も押印もなしで完結できる」——制度としてはそこまで来ている、というのが今の状況です。ただし、これらは宅建業者（免許を持つ業者）が媒介・代理するときのルールが中心です。自社が宅建業者として動くのか、提携仲介と連携するのかで、誰が何を電子化するかが変わる点は頭の隅に置いておきましょう。
電子でできるようになったこと
来店なしで契約まで進める場合の流れを、実務の順で並べると次のようになります。
- 電子でよいか承諾をもらう：重説や契約書を電子データで受け取ることに問題がないか、相手に確認します。承諾は口頭だけでなく、記録に残る形（メールや申込フォームのチェックなど）でもらっておくと安心です。
- IT重説を行う：日程を合わせ、テレビ会議で宅建士が重要事項を説明します。事前に重説の案（データ）を送っておき、画面で同じものを見ながら進めるのが一般的です。
- 書面を電子で交付する：説明後に35条書面、契約成立時に37条書面を、相手が印刷・保存できる形（PDF等）で交付します。押印は不要で、記名で足ります。
紙のときと「やること」自体は大きく変わりません。押印して郵送していたところが、承諾を得てデータで渡す、に置き換わるイメージです。
進める前に確認したい3つのこと
便利になったぶん、電子ならではの「これだけは」というポイントがあります。難しく考えず、次の3点を押さえれば大丈夫です。
- 相手の承諾：電子交付は、相手が承諾していることが前提です。「紙でほしい」と言われたら、無理に電子に寄せず紙で対応します。承諾したか・撤回されていないかは、記録に残しておきましょう。
- 相手が読めて・保存できること：受け取った側が、データを開いて内容を確認でき、必要なら印刷して保存できる形で渡すのが基本です（見読性）。相手のメール環境やファイル形式に無理がないかも、ひと声かけて確認しておくと安心です。
- 改ざんされない・本人であること：後から中身が書き換えられていないと確認できる措置（電子署名やタイムスタンプ、改変検知の仕組みなど）と、相手が本当に契約者本人かの確認が大切です。ここは自社のシステムや提携する電子契約サービスの機能で担保している部分でもあるので、何で担保しているかを一度確認しておきましょう。
この3つは、トラブルになったときに「きちんと手順を踏んでいた」と示せるかどうかに直結します。派手さはありませんが、電子化で一番大事なところです。
影響
電子交付とIT重説が回るようになると、遠方の入居希望者や、平日に来店しにくい人とも契約を進めやすくなります。郵送の往復や押印の手間が減り、空室期間を縮める面でも効いてきます。
一方で、「相手の承諾を取らずに電子で送ってしまった」「保存や改ざん防止のルールが曖昧なまま進めた」といった抜けがあると、後で契約の有効性や説明責任をめぐって不安が残ります。便利さと引き換えに、承諾と記録の確認だけは省かない——ここを仕組みにしておくことが、安心して電子化を進める土台になります。
制度対応は面倒に見えて、実は「うちはきちんと手順を踏んで契約しています」と外から見える形にする作業でもあります。
明日やること
明日の一歩は、次の順で十分です。
- 自社の関わり方を確認する：自社が宅建業者として重説・契約書を交付する立場か、提携仲介に任せているのかを整理する（誰が電子交付の主体かをはっきりさせる）
- いま使える仕組みを確認する：電子契約サービスやIT重説の環境が自社・提携先にあるか、なければ紙とどう併用しているかを確認する
- 承諾の取り方を決めておく：「電子でよいか」をどの場面で・どう記録に残してもらうか(申込時のチェック欄やメールなど)を一つ決める
- 迷う点は最新情報で確認する：書面の記載事項や電子交付の要件など、判断が割れそうな点は宅建業者や国土交通省の最新の情報・手引きで確かめる
全部をその日にそろえなくて大丈夫です。まずは「うちは誰が交付の主体か」だけでも、話が前に進みます。
確認チェックリスト
現場で押さえたいところだけ、最低ラインから。
- 重説・契約書を交付する主体が自社か提携仲介か、はっきりしているか
- 電子で交付する前に、相手の承諾を（記録に残る形で）得ているか
- 相手が紙を希望した場合に、紙で対応できる体制があるか
- 交付するデータを、相手が開いて印刷・保存できる形にしているか（見読性）
- 改ざん防止（電子署名・タイムスタンプ等）を何で担保しているか把握しているか
- 契約者本人であることの確認方法を決めているか
- IT重説を行う場合、宅建士が説明し、事前に重説データを送る流れになっているか
- 押印は不要でも、記名など必要な記載が漏れていないか
判断に迷う項目は、その場で「たぶん大丈夫」と決めず、いったん保留にして根拠をそろえてから戻れば大丈夫です。書面の記載事項や電子交付の細かい要件は、個別の取引形態や最新の運用で変わることがあります。踏み込んだ判断が必要なときは、国土交通省の最新情報・手引きを確認のうえ、必要に応じて宅建業者や専門家に相談しておくと安心です。
契約そのものの管理受託の考え方は管理委託の用語整理も合わせて読むと、全体像がつかみやすくなります。
最後に
電子契約やIT重説と聞くと、「システムを入れないと」「難しそう」と身構えてしまいます。それでも、要点は「相手の承諾をもらう」「読めて保存できる形で渡す」「改ざんされない工夫をする」——この3つに集約されます。
紙のときと、やることの芯は同じです。今日は「うちは誰が交付の主体か」を確かめるところまでで十分。残りは、使える仕組みを見ながら一つずつで大丈夫です。制度に合わせて手順を整えておくことは、目の前の一件を、静かに安心なものにしていきます。
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