更新の書類を手に、長く住む入居者と玄関先で穏やかに話す賃貸管理担当者
契約更新・再契約約10分

更新のタイミングで設備の修繕・入替を提案する、聞き方と進め方

更新の案内を送って、書類が返ってきて、更新料の入金を確かめて——ひと区切り。 そのあとで「実は、ずっとお風呂の給湯器の調子が悪くて」と聞いて、「もっと早く言ってくれれば」と思ったこと、ありませんか。

長く住んでくださる方ほど、小さな不具合を「このくらいなら」と我慢していることがあります。更新は、その声を自然に聞ける数少ないタイミングです。今日は、更新を「書類の手続き」で終わらせず、設備の修繕や入替をオーナーに相談するところまでつなぐ進め方を、一緒に見ていきましょう。

結論：更新のタイミングでの設備提案は、①入居者に聞く（更新案内に「困っていることはありませんか」の一言を添える）→ ②設備の年数を見る（設置からの年数と交換の目安を設備台帳で確かめる）→ ③順番をつけてオーナーに提案する（安全・生活に関わるもの→壊れる前に替えたいもの→あると喜ばれるもの）の3段階で進めます。全部を一度に直す必要はありません。「今年はこれ、来年はこれ」と順番を一緒に決めるだけで十分です。

まずは次の3つが手元にあれば、提案は落ち着いたものになります。

  1. 入居者から聞いた「困っていること」のメモ（小さなことでも）
  2. その部屋の主な設備（給湯器・エアコン・換気扇など）の設置年
  3. 直したい理由と、ざっくりの費用感

何が起きているか：更新は「声が届きやすい」タイミング

入居中の不具合は、本来なら気づいたときに連絡をもらうのがいちばんです。ただ実際には、「管理会社に電話するほどでもない」「言ったら家賃が上がりそう」と、我慢されていることが少なくありません。お湯がぬるくなるまで時間がかかる、エアコンの効きが弱い、換気扇の音が大きい——どれも、すぐ困るわけではないけれど、毎日少しずつ気になる種類のものです。

更新の時期は、入居者が「この部屋にもう少し住むかどうか」を考えるタイミングでもあります。小さな不満が積み重なっていると、それが「次は引っ越そうかな」の理由になることもあります。逆に、更新のときに声をかけてもらえた、直してもらえた、という経験は「ここに住み続けてよかった」という気持ちにつながりやすいんですね。

一方で、オーナー側から見ると、設備は壊れてから替えると負担が重くなりがちです。真夏のエアコン、真冬の給湯器が止まると、手配を急ぐぶん選べる機種や日程が限られ、入居者さんにも不便な日が続きます。入居中の設備の修繕は、契約で別の定めがない限り基本的に貸主側の役目なので、「いつかは必要になる出費」をいつ・どの順番で出すかを決めておけると、オーナーにとっても計画が立てやすくなります。

進め方を小さく分けて

更新時の設備提案を「聞く」「年数」「提案」の3段階で進める流れを示した図
入居者に聞く → 設備の年数を確かめる → 順番をつけてオーナーに提案する、の3段階で進める。

① 入居者に聞く：更新案内に一言を添える

最初の一歩は、とても小さくて大丈夫です。更新のご案内に、次のような一文を添えるだけで、声が届きやすくなります。

「お住まいの中で、気になっている設備や、調子のよくないところはありませんか。小さなことでも構いませんので、同封の用紙にご記入いただくか、お電話でお知らせください。」

ポイントは、「小さなことでも」と書くことです。入居者さんが我慢しているのは、たいてい「わざわざ言うほどではない」と思っていることだからです。返信用紙に「給湯器」「エアコン」「換気扇」「水まわり」「建具（ドア・窓・網戸）」のようなチェック欄を並べておくと、思い出すきっかけにもなります。更新案内の書き方そのものは更新のご案内、何をどう書く？そのまま使える通知書の型と文例にまとめています。

ここで大切なのは、聞いた声と家賃の話を切り離しておくことです。「設備を直したら家賃が上がるのでは」と心配されると、正直な声が返ってこなくなります。案内の段階では、修繕の相談は修繕の相談として受け止める、という姿勢がはっきり伝わるようにしておくと安心です。

② 設備の年数を見る：設備台帳で「そろそろ」を確かめる

声が届いたら、次はその部屋の設備の年数を確かめます。給湯器やエアコンは、本体のラベルや型番から製造年がわかることが多いので、設備台帳がない物件でも、更新の訪問や点検のついでに写真を一枚撮っておくと、あとで調べられます。

交換の目安は機器やメーカー、使い方によって違いますが、給湯器やエアコンはおおむね10年前後がひとつの目安として案内されることが多い設備です。正確な目安は、取扱説明書やメーカーの案内、点検業者の見立てで確かめてください。

ここで、入居者の声と年数を並べてみます。

この3つに分けるだけで、「全部直さなきゃ」という気持ちから、「どれから手をつけるか」に変わります。

③ 順番をつけてオーナーに提案する

最後に、オーナーへの提案です。並べ方の順番は、次の3段階にしておくと話が通りやすくなります。

  1. 安全・生活に関わるもの：給湯器の着火不良、ガス機器の異常、漏水の兆候など。ここは「提案」というより、早めに点検・修理を手配したいものです。
  2. 壊れる前に替えたいもの：年数が経って、入居者の声も出ている給湯器やエアコンなど。計画的に替えれば、日程も機種も選べます。
  3. あると喜ばれるもの：温水洗浄便座やモニター付きインターホンへの入替など。ここは急がず、空室対策や家賃とのバランスの中で考えます。

具体例で見てみます。8戸のアパートで、築年数が経ち、新築時に入れた給湯器が4台残っているとします（数字は説明用の例です。実際の費用は機種・工事内容・時期によって大きく違います）。

1台の交換費用を20万円とすると、4台で80万円。一度に全部替えるのは重いので、更新を迎える部屋や、入居者から「お湯が出るまで時間がかかる」と声があった部屋から順に、今年2台・来年2台に分ければ、1年あたり40万円になります。

もうひとつ、オーナーに伝えておきたいのが、長く住んでもらえることの重みです。たとえば家賃7万円の部屋が退去になり、次の方が決まるまで2か月かかれば、7万円 × 2か月 ＝ 14万円の家賃が入らない期間が生まれます。そこに原状回復や募集の費用も重なります。もちろん、設備を直したから退去がなくなるとは言い切れません。それでも「困っていることを直してもらえた」という経験が、住み続ける理由のひとつになる、という見方は、オーナーと共有しておきたいところです。

提案の形は、一枚のメモで十分です。

数字と声が並んでいると、オーナーも「じゃあ今年はこの2台からにしよう」と決めやすくなります。オーナーへの報告の書き方は家賃滞納のオーナー報告、月次の書式と伝えるタイミングの決め方の考え方も、そのまま応用できます。

影響：更新が「手続き」から「関係を続ける機会」に変わる

更新のときに一言聞いて、年数を確かめて、順番をつけて提案する。この流れができると、入居者にとって更新は「書類と更新料の季節」から「困っていることを聞いてもらえる時期」に変わります。

オーナーにとっても、突然の故障に振り回される回数が減り、修繕の費用を年ごとに見通せるようになります。そして管理担当者にとっては、夜や休日に「お湯が出ない」の電話を受ける回数が、少しずつ減っていきます。

ひとつ気をつけたいのは、設備を新しくすることと、家賃の見直しを同じ話にしないことです。もし賃料の改定を考える場面があっても、それは別の機会に、別の根拠で丁寧に相談するものです。家賃改定の進め方は家賃改定をお願いする前に｜伝える順番と書面の整え方にまとめています。

明日やること

今日はここだけ確認できれば十分です。

チェックリスト

更新時の設備提案の確認用です。全部を一度に埋めなくて大丈夫。忙しいときは、最初の2つだけでも押さえておけば、次の更新から流れが回り始めます。

入居者に聞く

設備の年数を見る

オーナーに提案する

なお、設備の交換費用や交換の目安は、機種・メーカー・工事内容・時期によって大きく変わります。今回の数字はあくまで考え方の例として、実際の判断はオーナーと相談し、点検業者の見立てや複数の見積りをもとに決める流れにしておくと安心です。契約書に設備の修繕について特別な定めがある場合は、その内容を先に確認しておきましょう。

明るいキッチンで温かい飲み物を手に笑顔を見せる入居者と、玄関近くでそれを見てほっとする賃貸管理担当者
更新は、これからも住んでもらうための小さな約束の時間。

最後に

更新の時期は、書類の確認や入金の管理で、ただでさえ手が足りなくなりがちですよね。そこに設備の話まで、と思うと少し重く感じるかもしれません。

でも、最初の一歩は、更新案内に一文を添えることだけです。返ってきた声をメモして、設置年を一つ確かめる。それだけで、次にオーナーと話すときの材料がそろいます。長く住んでくださる方の「ちょっと困っている」に気づこうとしているあなたのその気持ちが、もう物件と人との関係を、静かに支えています。

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