契約更新・再契約作成2026-06-23 14:22約5分

更新案内はいつ出す？通知時期を逆算で決める段取りメモ

「あれ、この部屋の更新、来月だったかも」。契約一覧をふと見て、満了日が思ったより近いことに気づくと、急に焦りますよね。

更新案内は、出すのが遅れると入居者にもオーナーにも迷惑がかかる仕事です。でも毎日たくさんの物件を回していると、つい後回しになりがち。気づいたら期限間際で、バタバタと書面を用意して送る——そんな経験、きっと一度はあると思います。

結論：更新案内は「満了日の2〜3か月前に発送」を基本に、満了日から逆算してスケジュールを組むと慌てません。まずは、自分の管理物件の満了日を一覧にして、発送の目安日を書き添えるところから始めましょう。

最初から完璧な仕組みを作ろうとしなくて大丈夫です。まずは次の3つだけ押さえておけば、出し遅れはぐっと減ります。

満了日から逆算して「発送の目安日」を決める
契約書で更新の条件（更新料・更新事務の有無）を先に確認する
案内を出したら「いつ・誰に・何を送ったか」を記録に残す

この3つが回っていれば、更新案内の段取りはうまくいっています。

なぜ「逆算」で考えると楽になるのか

満了日から逆算して発送日と返送期限を並べた更新案内のスケジュール図 — 満了日を起点に、発送・返送・手続き完了の目安を逆算で並べると慌てない。

更新案内は「出す日」だけを考えると、つい目の前の忙しさに流されてしまいます。そこで、ゴールである満了日を起点に、後ろから順番を組むと迷いません。

満了日があって、その前に入居者からの返事（更新する・しない）が必要で、さらにその前に案内を届ける必要がある。この順番を逆向きにたどると、「いつ出せばいいか」が自然に決まります。

目安としては、こんな並びになります。

満了日の2〜3か月前：更新案内を発送する
満了日の1か月前あたり：入居者からの返送・意思確認の期限
満了日まで：更新契約の取り交わし、または退去手続きへ

この「2〜3か月前」はあくまで一般的な目安です。物件数が多い会社や、保証会社の更新手続きが絡む場合は、もう少し早めに動くと安心できます。逆に自主管理で件数が少なければ、ここまで前倒ししなくても回ることもあります。自分の現場のペースに合わせて、無理のない目安に調整してみてください。

案内を出す前に確認しておきたいこと

順番を決めたら、案内文を作る前に契約書をひらいて、いくつか確かめておくと後がスムーズです。

更新料の有無と金額（契約書の記載と、地域の慣習を確認）
更新事務手数料が発生するか、誰の負担か
自動更新（法定更新）か、合意更新かの扱い
連帯保証人や家賃保証会社の更新手続きが必要か
火災保険の更新時期が重なっていないか

ここを先に押さえておくと、入居者から「更新料はいくら？」「保証はどうなるの？」と聞かれたときに、慌てず答えられます。更新料の金額や有無は契約や地域によって大きく変わるので、思い込みで進めず、必ずその契約書の記載を一件ずつ確認するのが安心です。

なお、更新の通知時期や方法について法律で一律に決まった日数があるわけではなく、契約内容によって扱いが変わります。判断に迷う部分は自己判断で踏み込まず、契約書を確認し、必要なら社内の担当者や専門家に相談する流れをおすすめします。

出したあとの記録も、未来の自分を助ける

案内を発送したら、「いつ・どの部屋に・何を送ったか」を一行でいいので記録に残しておきます。日付・物件・送付内容・返送状況が分かれば十分です。

この記録があると、返事が来ていない入居者へのリマインドもれを防げますし、来年の自分が「去年はいつ出したっけ」と探し回らずに済みます。地味な作業ですが、こうした記録は督促や滞納対応のときと同じで、後から自分を守ってくれます。督促の記録の残し方は家賃滞納の最初の連絡で気をつけたいことでも触れているので、あわせて整えておくと管理全体が落ち着きます。