玄関ドアの前で新しいシリンダー錠と契約書を見比べ、鍵交換費用の負担を確かめる賃貸管理担当者
退去・原状回復・敷金精算約7分

鍵交換費用は誰が負担する？入居時と退去時の考え方を整理

退去精算や新しい入居の準備をしていて、「この鍵交換代、入居者さんに請求していいんだろうか」と手が止まったことはありませんか。

入居時に借主から預かる物件もあれば、退去時に精算する物件もある。契約書には「鍵交換費用は借主負担」と書いてあるけれど、原状回復の考え方では貸主負担のはず——。どちらで処理すればいいのか、ひとりで板挟みになりやすいところですよね。請求すれば「なぜ自分が」と言われるかもしれないし、外せばオーナーから「特約があるのに」と聞かれるかもしれない。

結論：鍵交換の費用は「いつ」「なぜ」交換するかで負担者の考え方が変わります。次の入居者を迎えるための通常の鍵交換は、ガイドライン上は貸主負担が原則です。一方で、借主の紛失・破損が原因なら借主負担。そして、明確な特約で入居者負担と定めている場合は、その特約が成立しているかを契約書で確認します。

最初から白黒つけようとしなくて大丈夫です。次の3つの順番で見ていくと、落ち着いて整理できます。

  1. なぜ鍵を交換するのか（入替えのため／紛失・破損のため）を確認する
  2. 契約書に「鍵交換費用は借主負担」の特約があるか、金額と説明の経緯を確かめる
  3. 原則（貸主負担）と特約・原因を突き合わせて、精算書にどう載せるか決める

この順番なら、「特約があるから請求」「原状回復だから請求しない」と即断して揉めるのを避けられます。

まず押さえたい原則：入替えの鍵交換は貸主負担

鍵交換費用の負担を原因別に三つに分けて確かめる賃貸管理担当者
「入替え（原則貸主）」「紛失・破損（借主）」「特約（内容しだい）」の三つに分けて考えると迷いにくい。

国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」では、鍵の取替え（破損・紛失の場合を除く）は、入居者の入れ替えによる物件管理上の問題として、貸主負担とすることが妥当と整理されています。つまり、次の入居者を安心して迎えるための通常の鍵交換は、原則として大家さん側の費用、という考え方です。

ここが出発点になります。「鍵は毎回交換するもの＝入居者負担」と反射的に処理してしまうと、原則とズレることがあります。まずは「今回の交換は、退去にともなう入替えのためか、それとも借主の紛失・破損が原因か」を切り分けましょう。

※ここでの「原則」はガイドラインの考え方です。ガイドラインは法律そのものではなく、当事者間の特約が優先される場面があります。詳細は必ずガイドライン本文と契約書で確認してください。

例外1：紛失・破損が原因なら借主負担

入居者が鍵をなくした、壊した、というケースは原則と分けて考えます。この場合の交換費用は、原因を作った借主の負担とするのが自然です。オートロックのキーやディンプルキーなど、1本の紛失でもシリンダーごと交換が必要になることもあり、金額が大きくなりがちなので、原因と経緯（いつ・どの鍵を・どう紛失したか）を記録に残しておくと後の説明がしやすくなります。

例外2：特約で借主負担と定めているとき

実務では、契約書の特約で「鍵交換費用は借主負担」としている物件が多くあります。特約は当事者の合意なので、有効に成立していれば原則より優先され得ます。ただし「条文が1行あるから当然に有効」とは限りません。ハウスクリーニング特約と同じく、金額が明確で、入居者がその負担を認識して合意しているほど、特約は有効とされやすくなります。

契約書は次の順で見ると迷いを減らせます。

  1. 特約の条項を探す：「特約事項」「特記事項」など。キーワードは鍵交換／シリンダー交換／鍵代。
  2. 金額・算定方法を確認：「○○円」「実費」など。具体的な金額が書かれているほど根拠が強くなります。
  3. 負担者と範囲を確認：借主負担か、シリンダー一式か本数か。
  4. 説明・署名の経緯を確認：重要事項説明・契約時に説明した記録や署名があるか。
  5. 重複の有無を確認：敷金や他費目、入居時に受領済みの鍵交換代と二重計上になっていないか。

入居時に受け取る場合の注意

鍵交換代を入居時に初期費用としてまとめて受け取る運用も多いですよね。このときは、退去時の精算で同じ費目を重ねて請求しないよう、受領済みかどうかを台帳で必ず確認します。入居時に受け取っているのに退去時にもう一度請求してしまうと、二重請求になり信頼を損ねます。「入居時受領あり／なし」を精算前のチェック項目に入れておくと安全です。

精算前チェックリスト（優先度つき）

時間がないときは、まずSだけ確認すれば処理の方向は決められます。

負担の考え方が整理しづらいときは、無理にその場で結論を出さず、一旦保留してオーナーと協議し、次回募集までに条文や金額を見直す、という流れでも大丈夫です。

入居者に伝えるときの考え方

鍵交換費用の整理を終えて窓辺で一息つく賃貸管理担当者
ひとつ線引きを整理できれば、それで十分前進です。

請求する場合でも、伝え方ひとつで受け取られ方が変わります。

相手も不安なだけのことが多いものです。原因と根拠を落ち着いて示せれば、多くは行き違いの整理で済みます。金額が高額、解釈が割れて折り合わないときは、ガイドライン本文や契約書を確認し、必要なら所属団体の相談窓口や専門家へつなぐ流れに。

最後に

鍵交換費用は、請求しすぎても外しすぎても角が立つ、気を使う仕事です。今日は「原因は何か（入替え／紛失）」「特約はあるか、金額は書かれているか」——この順でSを満たす。それだけで十分前進です。原則は入替えなら貸主負担、紛失・破損は借主負担、特約があればその内容しだい。迷ったら保留して協議で大丈夫です。無理にその場で白黒をつけなくても、順番に確かめていけば必ず整理できます。

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