退去後の空室で、エアコンを見上げながらタブレットの記録をさかのぼる賃貸管理担当者
退去・原状回復・敷金精算約11分

設備の修繕履歴台帳、退去時の原状回復の負担判断を早める残し方

退去立会いが終わって、事務所で精算書を作り始めたところ。エアコンのリモコン受光部が割れていて、交換が必要です。 「このエアコン、たしか途中で一度替えたはず……いつだっけ？」

過去のメールを検索して、業者さんの請求書の束をめくって、オーナーとのやり取りを読み返して——気づけば30分。それでも交換日がはっきりしない。原状回復の負担は「その設備が何年使われていたか」で変わるので、ここが分からないと、精算書の1行が埋まりません。ここは現場でも迷いやすいところなので、今日は入居中の修繕・交換の履歴を残す台帳の作り方を、一緒に整理していきましょう。

結論：入居中に設備を直したり替えたりしたら、その日のうちに1部屋1枚の修繕履歴台帳に1行足します。書くのは「いつ・どの設備を・何をしたか・原因・費用負担・記録の場所」の6つだけ。退去時は、その台帳から交換日を拾って経過年数を出すだけで、負担の判断がほぼ終わります。

台帳づくりは、次の3つの順番で進めると無理がありません。

  1. 交換する：修理や交換の連絡が来たら、作業日と内容を業者さんに確かめる
  2. 記録する：その日のうちに、部屋ごとの台帳に1行足す
  3. 退去時に見る：精算書を作る前に台帳を開き、交換日から年数を出す

何が起きているか：負担は「入居年数」だけでは決まらない

国土交通省の「原状回復をめぐるトラブルとガイドライン（再改訂版）」では、壁紙や設備のように時間とともに価値が減っていくものは、経過年数を考えて借主の負担割合を小さくする考え方が示されています。実務では、計算しやすいように入居年数で代用するのが基本です。

ただ、ここに落とし穴があります。入居中に設備を替えていると、「入居年数＝その設備の年数」ではなくなるんです。

つまり、退去時の判断に必要なのは「入居日」だけでなく、その設備がいつ付いたか・いつ替わったかです。この情報は、たいてい修理のたびに散らばっていきます。業者さんの請求書、オーナーへの報告メール、入居者さんからの電話メモ。退去のときに集め直すのが大変なのは、担当者の段取りが悪いからではなく、記録の置き場所が決まっていないからです。

具体例：同じ「エアコン交換」でも、精算の数字が変わる

ガイドラインでは、設備ごとに耐用年数の目安が示されています。代表的なものを挙げると、次のとおりです。

たとえば、入居6年で退去する部屋で、入居者さんの過失でエアコンが壊れ、交換に10万円かかったとします。

逆の場合もあります。オーナーさんが「エアコンは新しい」と思っていても、台帳を見ると交換は入居前で、すでに耐用年数を過ぎていた——ということもあります。台帳は、入居者さんに多く請求するための道具ではなく、どちらに対しても正しい年数で説明するための道具です。

なお、ここでの計算はガイドラインの考え方に沿った目安です。実際の負担は、契約書の特約や設備の状態、壊れた原因によって変わります。

台帳の作り方：1部屋1枚、6つの項目だけ

給湯器の交換、台帳への記録、退去時の確認という3つの場面を左から順に並べた図
交換したらその日に1行。退去時は、その1行から交換日を拾うだけ。

① 部屋ごとに1枚、置き場所を決める

台帳は、物件ごとではなく部屋ごとに1枚が使いやすいです。退去の連絡が来たときに、その部屋の1枚を開けば全部そろっている状態を目指します。

形はExcelでもスプレッドシートでも、管理システムのメモ欄でも大丈夫です。大事なのは、「この部屋の修繕は、ここを見れば分かる」という置き場所をひとつに決めること。物件フォルダの中に「部屋番号_修繕履歴」のような名前で置いておくと、担当が替わっても探せます。

② 書くのは6つの項目だけ

項目を増やしすぎると、忙しい日に書かなくなってしまいます。最初は次の6つで十分です。

項目書き方の例
日付作業日（受付日ではなく、実際に直した日）
設備給湯器、エアコン（洋室）、洗面台の水栓など
内容「交換（新品）」「部品交換」「修理のみ」を分けて書く
原因経年の故障／入居者さんの過失／原因不明
費用負担オーナー負担／入居者負担／保険対応
記録の場所業者さんの報告書・写真・請求書の保存先

とくに大事なのが「内容」です。新品に交換したのか、部品を替えただけなのかで、退去時の年数の数え方が変わります。業者さんの報告書に書いてあることが多いので、そのまま写せば大丈夫です。

③ 「交換」したら、その日のうちに1行

台帳がうまく回るかどうかは、記録するタイミングでほぼ決まります。おすすめは、業者さんから完了報告が届いたとき、またはオーナーへ報告メールを送ったときに、ついでに1行足すことです。

報告メールを書いた直後なら、日付も設備も費用負担も手元にそろっています。後でまとめて書こうとすると、退去のときと同じ「さかのぼり作業」が起きてしまうので、1行だけ、その場で。

④ 入居時点の状態も、最初の1行に入れておく

入居者さんが入る前に、主な設備の設置年（製造年）を最初の行に書いておくと、退去時の計算がさらに楽になります。給湯器やエアコンは、本体のラベルに製造年が書かれていることが多いので、入居前の確認や鍵の引き渡し前の点検のついでに写真を1枚撮っておけば十分です。

入居時点ですでに古かった設備は、その時点で価値がかなり減っています。最初の1行があれば、「入居時にすでに8年使われていた給湯器」と、後からでも説明できます。

⑤ 退去時は、台帳を開いてから精算書を作る

退去立会いの前に、その部屋の台帳を開いておきます。見るのは次の3点です。

立会いで傷や故障が見つかったら、台帳の交換日から年数を出して、原状回復の減価償却の考え方に沿って負担割合を計算します。台帳があれば、精算書の明細に「エアコン（2024年10月交換）」と書き添えるだけで、入居者さんにもオーナーにも年数の根拠が伝わります。

影響：台帳があると、精算が「探す仕事」から「確かめる仕事」に変わる

修繕履歴が1枚にまとまっていると、退去精算の時間がぐっと短くなります。過去のメールや請求書をさかのぼる時間がなくなり、立会いの前に「この部屋で確認したいのはエアコンと給湯器」と見当がつくからです。

入居者さんから「エアコンはもう古かったはずです」と言われたときも、「2年前に新品に替えていて、そのときの報告書がこちらです」と、同じ資料を見ながら落ち着いて話せます。反対に、台帳を見て「この給湯器は耐用年数を過ぎていました」と分かれば、こちらから請求を見直すこともできます。どちらの場合も、説明の根拠があることで、話し合いがずっと穏やかになります。

オーナーさんにとっても、部屋ごとの修繕履歴は「そろそろ替えどきの設備はどれか」を考える材料になります。更新や空室のタイミングで設備の入替を提案するときにも、そのまま使えます。

明日やること

今日はここだけ確認できれば十分です。

チェックリスト

設備の修繕履歴を、退去時の判断に使える形で残すためのリストです。全部を一度にそろえなくて大丈夫。忙しいときは、【最低ライン】の2つだけでも押さえておけば、退去時のさかのぼり作業がずいぶん減ります。

台帳の置き場所

記録の中身

記録のタイミング

退去時の使い方

なお、耐用年数や負担割合はガイドラインに示された考え方の目安です。実際の負担は、契約書の特約や物件の状況によって変わります。判断に迷うときや話し合いがまとまらないときは、ひとりで抱えず、オーナーや社内の先輩、弁護士などの専門家に相談しましょう。

管理会社の机で、部屋ごとに整理された台帳を見ながら穏やかに精算書を仕上げる賃貸管理担当者
1行ずつ残した記録が、退去の日のあなたを助けてくれる。

最後に

修理の連絡は、たいてい忙しいときに限ってやってきます。業者さんを手配して、入居者さんに日程を伝えて、オーナーに報告して——それだけで手一杯なのに、さらに台帳まで、と思うのは自然なことです。

でも、報告メールを送ったあとに1行だけ。それを続けておくと、何年か先の退去の日に、「この部屋はここを見れば分かる」という1枚が待っていてくれます。 入居者さんにもオーナーにも、正しい年数で誠実に説明しようとしているあなたの丁寧さが、精算をいちばん穏やかに終わらせる力になります。まずは次に退去しそうな部屋の記録を、1枚にまとめるところから始めてみましょう。

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年数から負担割合を出す計算の順番は原状回復の減価償却、入居年数で負担割合を残存価値から考えるに、立会いで負担の根拠を残す方法は故意・過失の原状回復、写真と記録で負担の根拠を残す進め方にまとめています。更新のタイミングで設備の入替を提案するときは更新のタイミングで設備の修繕・入替を提案する、聞き方と進め方を、負担割合の計算は原状回復・入居者負担の目安 計算機もあわせてどうぞ。

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